Giorgia Li Vigni: team Leadership da remoto: 7 tecniche efficaci per guidare il tuo team a distanza

Team leadership da remoto: 7 tecniche efficaci per guidare il tuo team in smart working

Smartworking, lavoro in remoto, lavoro da casa. Comunque lo decliniamo e aldilà di tutte le sue diverse accezioni, il lavoro a distanza è stato la variabile più dirompente degli ultimi due anni dal punto di vista professionale. Non sappiamo se resterà e per quanto. Personalmente, ne sono una grande sostenitrice per ragioni che ho esplicitato in questo mio post su LinkedIn.

È indiscutibile che siamo stati tutti chiamati a confrontarci con qualcosa di radicalmente diverso che ha suscitato preoccupazioni per la performance e il work-life balance, ma anche vantaggi e trasformazioni positive. 

I dati sono significativi: secondo l’ultimo report di LinkedIn “Future of work 2021” (Italia) più di un italiano su 2 considera favorevolmente le possibilità del lavoro da remoto o dell’hybrid work (alternanza ufficio-smart working). Nel dettaglio:

  • il 47% afferma di preferire un modello ibrido
  • il 30% preferisce lavorare in sede a tempo pieno
  • il 23% vorrebbe lavorare a tempo pieno da casa

La ricerca rileva inoltre che le donne sono più propense (52,9%) degli uomini (41,9%) al modello ibrido di lavoro. 

Tuttavia, secondo il report sul lavoro a distanza di Hubspot 2020, la maggior parte degli intervistati afferma di aver bisogno di maggiore supporto da parte dei manager e di tecnologie migliori per svolgere il proprio lavoro in remoto.

In particolare:

  • Gestione del tempo: il 55% degli intervistati rietiene che ci si aspetta la costante presenza online per dimostrare che si sta lavorando
  • Meeting: il 43% ha più difficoltà a partecipare alle riunioni quando il team è 100% a distanza
  • Tecnologia: il 40% ha riferito che per migliorare la propria performance ha bisogno di tecnologie e strumenti più adatti
  • Management: un altro 40% afferma di avvertire la mancanza di supporto da parte dei manager

Cambiare il punto di vista sulla leadership

Uno degli elementi costanti che ho visto nel lavoro di questi anni 2020-2021 è il tema della leadership in modalità online. Come è cambiata? Qual è stato l’impatto del lavoro da remoto sullo stile di gestione dei team? Quali sono gli ostacoli? Come superarli?

Per affrontare l’argomento, ci viene in aiuto il punto di vista dei team members.

Sempre secondo Hubspot ci sono 7 sfide maggiori che i team si sono trovati a fronteggiare in presenza di un/una leader con difficoltà di gestione in remoto:

  • Mancanza di comunicazione
  • Collaborazione più difficoltosa
  • Comunicazione settoriale
  • Informazioni “nascoste”
  • Tecnologia di scarsa qualità (o troppi strumenti per svolgere compiti semplici)
  • Minori opportunità di carriera (e maggiore spazio a tecniche più aggressive)
  • Ridotta condivisione con i colleghi

Sulla base dell’esperienza diretta ho raccolto 7 suggerimenti per rendere efficace e sostenibile la leadership di un team in remoto.

1. Obiettivi chiari e aspettative ben formulate

La tua esistenza in quanto leader non parla da sola, benché meno online! 

Non aspettarti quindi che il team sappia cosa vuoi. Prima del 2020 probabilmente avresti incrociato i tuoi collaboratori sul corridoio e gli avresti comunicato rapidamente ciò di cui avevi bisogno per poi formalizzarlo con KPI e strumenti specifici. Ora non funziona più così. Proprio adesso che la dimensione dello spazio viene meno, devi dare loro più indicazioni di quanto faresti in ufficio

Per quanto riguarda la fissazione degli obiettivi, si potrebbe immaginare che impostare KPI per determinati ambiti, ad esempio per coloro che ricoprono ruoli creativi, sia più difficile in modalità a distanza. Rispetto ad altri ruoli, infatti, nell’ambito della creatività può non esserci sempre un collegamento diretto tra obiettivo e lead generati quando il lavoro si fa (apparentemente) più rarefatto. Ma individuando obiettivi specifici della campagna per i quali i team devono lavorare insieme è possibile garantire che tutti gli attori coinvolti nel progetto abbiano un solido senso di scopo. L’uso di una buona tecnologia a supporto del team può fare la differenza. 

Centrale in questo senso è il riferimento alla mission e la condivisione: favorire una mentalità che consideri il punto di vista del team a riguardo degli obiettivi migliorerà la comunicazione generale e il legame della squadra.

2. Esplicita l’ovvio (che ovvio non è)

Less is more. Verissimo, purché quel “less” sia chiaro. La velocità della comunicazione online, l’istantaneità dei messaggi via chat, la potenza espressiva di una emoticon potrebbero indurre a pensare che nel lavoro a distanza si possa risparmiare tempo sul come comunicare i contenuti.

In realtà, è vero il contrario.

L’essenzialità degli strumenti online obbliga un buon/una buona leader a esplicitare l’ovvio anche quando sembra sia ridondante.

Ad esempio: lo smiley 😊. Cosa voglio dire? Che sono soddisfatta? Che il risultato è mediocre ma non ho coraggio di dirtelo? Oppure che non ho tempo di risponderti in quel momento ma mi aspetto che tu prosegua con il lavoro? In tutti i casi, l’altro può essere confuso o indotto a pensare qualcosa di differente da ciò che intendevo comunicare.

Per combattere questi rischi, quindi, sia che si tratti di fissare obiettivi o chiedere un update, comunica abbondantemente e in maniera esplicita ciò che è necessario fare e ciò che ti aspetti.

Al posto dello smiley, ad esempio, potresti dire: “Grazie, messaggio ricevuto. A una prima vista mi sembra tutto ok ma dammi una mezza giornata e ti mando un feedback più approfondito. Intanto prosegui pure con il resto dell’attività”. Sì, ho impiegato diversi secondi in più per formulare e scrivere la risposta, ma il risultato può fare la differenza.

Questo vale anche per il modo in cui comunichi durante le riunioni online (qui qualche tips sulla comunicazione efficace). 

Anzichè concordare in maniera vaga le attività, puoi utilizzare uno strumento di collaborazione o di gestione dei progetti (vedi punto 6) per raccogliere le azioni da compiere e impostare le scadenze. Per ogni task, fornisci quante più informazioni possibili e esplicita i risultati specifici che speri di ottenere.

All’inizio ci vorrà più tempo, ma una volta che sarà diventata una routine avrai risparmiato molti problemi!

3. Concentrati sul risultato, non sul tempo speso

Ecco la vera differenza tra home working/lavoro in presenza e smart working!

È capitato a chiunque abbia frequentato un ufficio: quelli che vanno a casa per ultimi sono considerati i lavoratori migliori. Ma è davvero così? Bene, se c’è una cosa positiva del post-terremoto Covid19 è proprio questa: la prova materiale che per dare il meglio non servono orari fissi e devastanti, serve una possibilità. La possibilità di scegliere da dove lavorare, quando e con quali modalità. Servono scopo e motivazione. In altre parole: l’autonomia. Se qualcuno nel tuo team ha bisogno di andare a prendere i figli a metà giornata questo non si rifletterà negativamente sul suo lavoro. Semplicemente, organizzerà diversamente il suo tempo per raggiungere il migliore risultato. E tu dovrai sostenerlo. Come?

Fissa insieme al tuo team dei punti cardine all’interno della settimana o, se necessario, della giornata. Saranno gli appuntamenti stabili intorno a cui organizzare l’attività. Tutto il resto del tempo, il come si arriva a quegli appuntamenti, è responsabilità dei singoli membri del team, non è una decisione del/della leader. 

Ricordati che il tempo è un mezzo, non lo scopo. Sebbene, infatti, sia importante dare delle indicazioni di orario per motivi funzionali (ad esempio l’organizzazione di riunioni, le scadenze di consegna, gli appuntamenti con i clienti), ciò che rende efficace il lavoro è il senso di appartenenza, la mission condivisa. Se questi due elementi ci sono, non c’è neanche bisogno del leader, la barca va da sola. L’indicatore di successo da monitorare, quindi, non saranno gli orari di connessione su Slack o Teams, ma la qualità del contributo dato. 

Un buon/una buona leader, del resto, non ha bisogno di sapere a che ora il team member si è connesso stamattina o a fino a che ora è rimasto alla sua scrivania stasera. Viceversa, se così non è, allora c’è un problema di leadership che non si risolverà tornando in ufficio.

4. Fornisci un feedback costruttivo 

Qui si apre un tema enorme. Dare e ricevere un feedback. Ci vorrebbe un blog interamente dedicato all’argomento per poter affrontare tutte le variabili e le dinamiche che entrano in gioco quando si vuole restituire un’opinione sul lavoro svolto. (Insieme alla collega Ornella Di Martino abbiamo in cantiere una serie di approfondimenti sul tema. Stay tuned!)

In questo articolo ci possiamo limitare a ribadire che dare un feedback ad un collaboratore è un’arte da imparare ed allenare: da essa dipende la qualità del lavoro e soprattutto della relazione che influenzerà l’attività. 

Nel lavoro a distanza la questione si complica ulteriormente. Se dal vivo, infatti, il linguaggio del corpo e il contesto possono aiutare a comunicare un messaggio benevolo nonostante il contenuto sia critico, in modalità online la trasmissione della comunicazione può risultare più fredda o addirittura del tutto improvvisata. Scegliere bene le parole, evitare frasi del tipo “Tu sei sempre in ritardopreferendo una formulazione più legata ai fatti e meno al giudizio (ad esempio “Ho notato che nell’ultimo mese hai consegnato spesso in ritardo”), intervenire sul pallone e non sul giocatore: tutto ciò permetterà di migliorare la qualità della relazione e quindi del lavoro

Come abbiamo detto prima, la modalità di lavoro “smart” richiede di spostare il focus sui risultati del lavoro, non più sulla quantità di tempo dedicato. Ci è richiesto di porci nuove domande di fronte agli obiettivi disattesi: quali fattori potrebbero aver causato il fallimento? Dobbiamo infatti considerare che per i team a distanza ci sono ostacoli diversi da quelli che avevamo in ufficio: si tratta di un problema di organizzazione? di tecnologia? di leadership? C’è bisogno del mio aiuto? Cambia il modo in cui pensi alle riunioni di feedback: usa queste occasioni per porre le domande giuste e scoprire come puoi aiutare i tuoi colleghi, dando loro tips che possano essere implementati da subito.

Ricordiamo infine che in situazioni di smart working il nostro interlocutore potrebbe essere in un ambiente condiviso con familiari o sconosciuti (quando si tornerà a lavorare in spazi di coworking): scegliere le parole adatte e non esprimere giudizi sulla persona, quindi, potrà evitare e farci evitare brutte figure. 

5. Crea un laboratorio di idee

Abbiamo tutti sperimentato un ambiente di lavoro sgradevole in qualche momento della nostra carriera. Uno dei fattori più frequenti di insoddisfazione è la mancanza di spazio per crescere ed essere ascoltato/a. Qualsiasi sia il settore in cui si opera, creatività e comunicazione sono alla base di un’attività sana ed efficace. 

Questo è particolarmente vero per i team in remoto. La comunicazione è più veloce e frammentata, gli stimoli sono maggiorni e le distrazioni sono più insidianti. Le riunioni in videochiamata creano spesso situazioni in cui alcune voci non vengono ascoltate

Attraverso il tuo ruolo di leader in remoto puoi creare invece spazi di comunicazione. Possono essere riunioni libere o veri laboratori dedicati all’innovazione e ai suggerimenti. Se le videochiamate non funzionano per alcuni, puoi ricorrere a strumenti di brainstorming collaborativo a distanza (io uso Miro, lo consiglio).

Dedicare tempo all’innovazione potrebbe non essere nelle tue corde. È il momento di cambiare idea: ritagliati del tempo specifico affinché il tuo team si concentri sulle possibilità e gli orizzonti della trasformazione. Ripensa il modo in cui ti avvicini al cambiamento e agli imprevisti. I risultati saranno inaspettati ed evidenti.

6. Ispira le persone, non guidarle!

In fin dei conti, la vera difficoltà posta dal lavoro a distanza è che ha evidenziato in maniera impietosa punti di forza e di debolezza dei/delle leader. Se sei insicuro/a della tua dimestichezza con la tecnologia, il tuo team sarà confuso sulle sue reali capacità. Ciò non significa che dobbiamo diventare tutti esperti digitali, bensì che possiamo finalmente essere ciò che un/una leader sono chiamati a fare: fornire la vision, lo stimolo, ispirare il team a risolvere le sfide, trovare nuove idee, ascoltare. 

Se hai in tasca gli strumenti giusti (tecnici e tattici) troverai nuovo tempo da utilizzare per spingere il tuo team oltre gli effetti del terremoto e produrre il tuo lavoro migliore.

7. Approfitta della tecnologia

Ad un pubblico aziendale esperto potrebbe sembrare ovvio consigliare l’utilizzo di software specifici di project management. Tuttavia, la piccola e media impresa (e a volte anche aziende di grandi dimensioni) non ha ancora familiarità con questi strumenti.

La tendenza irreversibile verso l’orizzonte cloud e la trasformazione verso Industria 4.0 hanno spinto all’affermazione sul mercato di software di collaborazione aziendale di tipo “SaaS” (Software as a Service) ormai molto conosciuti che hanno letteralmente salvato l’attività di centinaia di aziende nel 2020.

Ne cito alcuni che utilizzo con i miei clienti, tutti con ottime prestazioni seppur diversi per finalità e settore di utilizzo: 

Attenzione però: utilizzare la tecnologia a vantaggio dei risultati attesi vuol dire sfruttarne il massimo del potenziale, ovvero far collaborare le persone. Mi è capitato di vedere leader che investono nella tecnologia materialmente ma non modificano il proprio mindset in maniera coerente. Anzi, la moltiplicazione di tools digitali genera confusione e dispersione e, in definitiva, l’opposto dell’effetto desiderato. In realtà, nessun software produrrà risultati miracolosamente. C’è un solo modo per raccogliere i frutti: investire sulle persone.

Come farlo? Rileggi questi tips dall’1 al 6! 😊

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